Die Anforderungen an eine Diplomarbeit an einer Hochschule werden in der Regel durch die Prüfungsordnung des Diplomstudienganges festgelegt. Eine Diplomarbeit unterscheidet sich von einer Dissertation, die dem Nachweis der Befähigung zu vertiefter wissenschaftlicher Arbeit dient. Eine Diplomarbeit hingegen soll zeigen, dass der Kandidat das während des Studiums Gelernte anzuwenden versteht und eine Aufgabenstellung selbstständig auf wissenschaftlicher Grundlage in angemessener Zeit bearbeiten kann.
Der Zeitraum für die Bearbeitung einer Diplomarbeit ist in Deutschland meist durch die Prüfungsordnung der jeweiligen Hochschule begrenzt und beträgt sechs, seltener drei oder zwei Monate. In einigen Fachbereichen sind auch Begrenzungen der Bearbeitungszeit auf bis zu einem Jahr üblich. Eine begründete Verlängerung ist möglich. In Österreich begrenzt das Gesetz den Arbeitsaufwand für die Diplomarbeit insofern, als die Diplomarbeit innerhalb von sechs Monaten abgeschlossen werden kann. Für die tatsächliche Dauer bis zur Fertigstellung der Diplomarbeit ist dagegen meist keine feste zeitliche Beschränkung vorgegeben, so dass der Zeitpunkt der Fertigstellung einzig dem Betreuer und dem Studierenden obliegt.
Der Beginn und die Aufgabenstellung wird dem Prüfungsamt gemeldet. Die Beendigung wird durch die Abgabe der fertigen Diplomarbeit dargelegt und muss innerhalb der vorgegebenen Frist erfolgen. Der Diplomand wird in der Regel von dem aufgabenstellenden Hochschullehrer betreut. Die fertige schriftliche Diplomarbeit wird in der Regel von zwei Gutachtern inhaltlich bewertet und benotet, wobei einer der Gutachter meist der Betreuer ist. Nicht selten werden Diplomarbeiten auch bei oder in Zusammenarbeit mit hochschulfremden Institutionen (z. B. Behörden, Unternehmen) angefertigt. Der Vorteil ist beiderseits: Das Unternehmen oder die Behörde lässt sich kostengünstig Fragestellungen bearbeiten oder Probleme lösen, der Diplomand bekommt zum Ende seines Studiums einen Einblick oder sogar Einstieg in die Praxis. Hierbei wird das Diplomthema vom Diplomanden selbst oder von der Institution benannt. Dabei ist ein möglicherweise höherer Abstimmungsaufwand zu berücksichtigen, der aus den potenziell unterschiedlichen Anforderungen von Betreuer und Praxispartner resultiert.
Für den Umfang einer Diplomarbeit gibt es meist grobe inoffizielle Vorgaben. Er variiert je nach den Anforderungen und Eigenheiten des Studiengangs zwischen etwa 30 und 150 Seiten. Formale Vorgaben der Prüfungsordnung über den Aufbau, die Gliederung oder die Einbindung fremder Ergebnisse (Zitate) sind einzuhalten und werden bei der Bewertung berücksichtigt. Von der fertigen Diplomarbeit müssen eine bestimmte Anzahl gebundener Exemplare (ca. 2-5) eingereicht werden. Meist geht dann zumindest ein Exemplar in den Ausleihbestand der jeweiligen Universitätsbibliothek über, sofern die Diplomarbeit nicht für einen bestimmten Zeitraum (3, 5 oder 10 Jahre) gesperrt wurde (dies ist in Österreich gemäß § 86 Abs. 2 des Universitätsgesetz 2002 möglich).
Üblicherweise wird das Thema der Arbeit vom künftigen Prüfling selbst gewählt. Die Anforderungen an eine Diplomarbeit an einer Hochschule werden in der Regel durch die Prüfungsordnung des Diplomstudienganges formal festgelegt – das genaue Thema und spezifische Anforderungen allerdings durch die Lehrkräfte, in deren Arbeitsgebiet das gewählte Thema fällt und die es nach Abschluss in der Regel auch als erste beurteilen.
Die Wahl des Themas ist oft eine Wahl der Prüfenden, dies muss jedoch nicht sein. Außerdem kann diese Wahl ein großer Motivationsgewinn für das Studium/die Ausbildung sein.
Erfolgt die Ausarbeitung der Diplomarbeit an einer Berufsakademie, wird das Diplomthema üblicherweise vom Ausbildungsbetrieb, in dem die Praxissemester absolviert wurden, vorgegeben. Das bearbeitete Thema orientiert sich dann meist an der wirtschaftlichen Ausrichtung des Betriebs.
